作簡報囉 !

林史達林

簡報  （Presentation ）

在當今社會人與人的溝通中，有著無比重要的地位，

好的簡報，能夠吸引觀眾的注意力，取悅觀眾，...　


目的是傳達你的訊息，並在觀眾的腦海裡，對你的訊息，留下好的印象。　反之，不好的簡報，騷擾觀眾，在觀眾的腦海裡，留下「這個很爛」的印象。同樣一件產品，以一篇「好」簡報向客戶推廣或者以一分「壞」簡報向客戶推廣，其間的差別很大，不得不注意。

當今的教育制度，仍然著重「單向」知識傳播，學生鮮少有發表自己意見的機會。更別提「面對觀眾」了。　「一樣米養百樣人」，不少人天生就不是一個好的「訊息傳播者」，如果期望他面對黑壓壓一片，虎視眈眈的觀眾，氣定神閒，娓娓道來，的確「何其困難」。

這種情況是可以改善的，

第一，把事情說清楚，筆者之前推薦的「SMART」原則，幫助各位清楚的描述一件事情。
　

第二，把訊息整理好，筆者曾建議各位的「3W」，便是一種簡單好用的方法。

「SMART」及「3W」，需要你願意使用，並且養成習慣。目的是幫助你釐清思緒，像是一把梳子，將秀髮梳理整齊，才賞心悅目，而不是蓬頭垢面，挑戰觀眾或是客戶的耐力。　俗語說，「一回生，兩回熟」，多面對黑壓壓的觀眾幾次，「自信心」指數，是可以慢慢提的。

言至於此，我們尚未提到簡報的主角，「簡報」本身。小弟近日在網路看到一位「簡報專家」的簡報　－「99個簡報法則」。心想「ＯＭＧ! 99個法則…挑戰我的記憶力　?..「這是簡報專家的簡報嗎？…不及格…!」，「公司的簡報課程就別找他了…」

小弟認為，好的簡報，應該是讓「鮮少專業知識」的觀眾也能夠理解才是。

你的理念，「博士級」觀眾瞭解沒什麼了不起，但是能讓街坊鄰居，阿公阿嬤，弟弟妹妹，能夠買單，才算是真本事。

簡報的原則應該只有三個，

（一）主題

        簡報的內容－專注於核心內容

　　例如：介紹　系統方法「TRIZ」的簡報，主題是「TRIZ」，那麼TRIZ創始

　　人的生平事蹟帶過就可以了（圖一），不用長篇大論（圖二），因為那不是

　　主題。

　

（圖一　相片摘自pensamientoexperimental.blogspot）　（圖二）

例如　介紹QFD（Quality Function Deployment）課程的重點應該是如何運用QFD

至於QFD的詳細歷史沿革，可以考慮刪除（圖三）

（圖三）

（二）觀眾

簡報一定要從觀眾的角度出發，而不是你的角度。

簡報內容一定要能「取悅」觀眾，能誘發觀眾的「注意力」

因此，當你準備簡報之前，有些功課是必須而不可避免的，請準備紙筆，

1.　寫下「觀眾是哪些人？」－　研究生？街坊鄰居？同業？…？

2.　寫下「你想從觀眾得到什麼？」－　掌聲？業績？…？

3.　寫下「最重要的」三類觀眾　－　最好這三種觀眾有相似的認知

4.　寫下三類觀眾各有什麼特殊性　－　好鬥？緘默？悶騷？好奇？…？

寫下1－4的目的是，了解觀眾「到底何許人也」，他們到底「看什麼」，「聽什麼」，「說什麼」，「做什麼」以及最重要是「在意什麼」。有個大概的輪廓之後，才決定各位的簡報主題應以怎麼樣的方式呈現。再想法子把「情感，Ｅmotionally」，「勝任，Ｃompetent」，「激發，Ｓtimuli」 運用到各位的簡報之中。

例如，面對一群中年歐吉桑，可能就少跟他們介紹「韓流」那一套，但是與初中生討論流行趨勢時，就千萬不要把「木匠兄妹合唱團」掛在嘴上。

面對一群男性中低階主管，簡報中放點葷笑話會拉攏雙方的距離，可以讓緘默的觀眾活絡起來，可是有女性主管穿插其中時，記得就只能開開自己的玩笑，比較安全。　

簡報的內容穿插少許感人的小故事，電影的片段，引起感同身受的情感。

口袋中準備「出人意外」的橋段，無預期的激發觀眾的士氣。偶爾發問，讓觀眾繃緊一下神經，回過神來。　更要暗藏恭維觀眾的片段，不時傳遞「你一定行」「沒你怎麼辦」…的訊息，激發他的興趣以及與你互動的念頭。

（三）化　繁/煩　為簡

1. 簡報的內容貴不在多，而在洽當。這非常重要。

各位總認為短短數十分鐘的簡報內容， 觀眾一定可以吸收很多？　回頭想想各位在學校上課打盹的經驗吧！

根據小弟自己的體會，吸收個幾分之幾，或者記得幾個標題就謝天謝地了。　

觀眾願意將你的簡報帶回家在隨便閱讀一次，其實你已經成功了。
　

所以將簡報再加入更多的內容不是本領，知道將什麼內容該從自己的簡報中移除，才是困難的。　這原則說起來簡單，包括筆者自己，面對那麼多精彩的主題，要克服將素材往簡報中塞的誘惑談何容易。 只有靠不斷修練，才能達到所謂的「最終理想結果 ，Ideal Final Result」

2. 「圖」優於「表」優於「敘述」

盡可能用「圖說」，甚至用動畫，無法圖說的部分，盡可能用「表格」表示，無法用表格表示的內容，才考慮用「敘述」。　「圖說」容易讓觀眾留下印象，而「敘述」的方式，是引人昏昏欲睡的元凶。

例如，向大一機械系的同學解釋塑膠射出成型的製程，筆者十分確定（圖六）是最快讓人了解的方法

　

圖四                                                                圖五

（圖六）

即使你用「敘述」的方式，仍然不能隨心所欲，必須以「簡單」為最高指導原則如下，

1.　「零」－　無雜訊，專注主題

2.　「一」－　一頁一個訊息

3.　「二」－　一篇簡報最多兩個字形

4.　「三」－　三層敘述已經太多了

5.　「多」－　多留空白

芸芸眾生，大部分人原本就不是傑出的「訊息傳播者」，所以須要適當的方法及訓練才可以進步。

贏得觀眾的傾睞一直以來都是項艱鉅的挑戰，所以將你每次的簡報都當作是一次「演出」，而觀眾都是各位的貴客，無論任何一次簡報之前，都沒有閒餘的時間。

熟悉自己演出的內容，就像國際巨星開始演唱會時，一定熟悉表演的曲目一樣。

相信你所要傳遞的訊息，正面思考，即便反應不如預期，也要視作是觀眾給各位無聲的建議，

最後，「預習」，「預習」，再「預習」，絕對是完成一次精彩簡報的不二法門。