3 W 原則

林史達林

炎熱的夏日午後，Mike召開部門例行會議，交待Sterling擔任本次會議的記錄...



因為例會議題共十個之多，足足花了三個小時才完成這冗長的會議，大夥身心俱疲，Sterling更足足花了三天才交出一份二十頁的紀錄，巨細靡遺的紀錄會議進行的過程，文筆流暢，十分精彩，這情節乍聽起來頗有道理，但是仔細想一想，總覺得哪裡不對勁。

一份會議紀錄需要弄得像一部短篇小說嗎? 咱們常常羨慕功力高的作家，可以拿著一張風景照片，編撰出一部小說，騙騙稿費兼賺人熱淚，有幸上了圖書排行榜，那便算是功成名就，光宗耀祖了！ 各為，寫言情小說可以這樣，在企業中作會議紀錄可不能如此。在企業中作任何的報告，紀錄，或指示，務必清楚精簡，再精簡，更精簡…，把一份二十頁的短篇小說，濃縮成半頁，並且人人了解，才能顯示閣下的功力。

為了達到這樣的目的，在此介紹給各為一個簡單的原則“3 W”(What, When, Who)。 3 W 原則是從5W1H分析法而來，被視為一篇新聞報導應該讓讀者知道的訊息，即：

何事（What）

何人（Who）

何時（When）

何地（Where）

為何（Why）

如何（How）

由這六個疑問詞所組成的問句，都不是是非題，而需要實在的答案，一個完整的報導就需要這些答案。此法除了用來分析文章，也被用來教導作文的寫作、提升閱讀能力和問題的分析。有時「如何」不計在內，變成「五何法」。

六何的概念最早由拉雅德·吉普林於1902年提出，他在《跟鱷魚拔河的小象》 （The Elephant's Child）中寫下如下詩句：

I keep six honest serving-men:    

我養了六名忠實的僕人：

(They taught me all I knew);        

 （我所知道都是他們教的）

Their names are What andWhy and When

他們名叫何事與為何與何時

And How and Where and Who.

與如何與何地與何人

根據筆者的經驗，在企業中，通常只要靈活運用前三項 ( What，Who，When )，便足夠在處理日常業務及專案時游刃有餘，因為在企業中”Where”往往會包含在What中，又大多數時候是不需要問”Why”及”How”的，例如對於品質的要求是沒有”Why”的，而如何(How)作到品質的要求，已成為專案的要求，又可以放入”Where”的項目中了。而且，少記兩樣東西不是更好嗎? 但是，偶爾佐以後兩或三項作為輔助，便更可以讓閣下所向無敵了！

舉例說明，Sterling二十頁的會議紀錄大作，如果在會議時便要記下每一個議題當作”What”，這個”What”其實就是 SMART目標設定的 S，M，A，R　Ｔ。

如果各為已經養成了”S M A R T”的好習慣，這時就可以把任何欠缺的部分，例如Mike所指示要寫的報告主題太籠統，而且隔天就要交件，連找資料的時間都沒有的困難，必須在會議中討論清楚，直到符合SMART目標設定，Sterling的記錄只需要把結果依”3W”的原則寫出 (什麼事情，誰負責，何時完成 )，才有機會把記錄濃縮成半頁清楚易懂的條文，致於那些翻桌子大罵或者一把鼻涕一把眼淚的精彩情節，就讓他成為口述歷史，在公司內部傳誦好了。類似以下的會議記錄在會後半小時內就可以完成，

Ｗhat                 　　      Who                  When

1. 客戶專利委案種類分析報告   所有專利工程師            20日下班前交卷

　包含最近三個月的專利

　至多三頁，附申請號碼   

2. 專利分析報告搜集                   Mary　　　　　　　　20日下班前

3. 專利分析報告彚總　　           John                                21日1300前交給Mike

　成10頁內的報告

4. …

各位習慣了，就會發現，省時省力，效率提升。

閣下運用3W原則在企業中處理日常雜務或是專案管理均有用處，當閣下埋身於一團日常庶務或是專案遇上瓶頸不知如何是好的時候，靜下心來，問自己這三個問題 

1. What – 到底是怎麼了? 該要朝什麼目標前進? SMART目標設定?

2, Who – 誰該負責執行?

3. When – 我有多少時間? 什麼時候可完成?

如果你有答案，趕快寫下來，當老闆向閣下要報告時你就正好有一分簡明扼要的報告，幫助他人瞭解，如果沒有答案，你剛剛正好寫下了你所有的問題，可以向同僚或老闆求助，在專案管理中，這就是團隊合作(Team Work) 的體現，在團隊合作之前，讓你的同僚或老闆了解問題所在是非常重要的。問題問錯，答案就錯，所謂 “垃圾進，垃圾出 (Garbage in ，garbage out )。

與筆者前一篇文章「SMART 目標設定」比較， 3W 原則更像一張檢查表，在一片混沌中，幫助每一個人，把事情理出頭緒的人，方法僅是將想要整理的事情，依序填入表中，檢查表未填滿的部分，找適當的東西填入。反之，檢查表一但填完備，就不用慌亂，趕快報告，執行，或者求助。

3W 其實原則簡單, 只不過在實際工作或生活中, 沒多少人能養成習慣, 不覺得靜下心來，在紙上寫下三個字 What，When，Who 之後再從容的填進內容，

看看身處何處後，是謀求解決之道的好方法。

3W原則人人都應該了解, 也絕對可以做到 其間的落差需要靠練習加以補足，特別是在公務上若是與凡事可以依3W原則行事的人共事，相信會比較輕鬆愉快。

反之，凡事模模糊糊 打迷糊仗的行事風格，不管是無意還是有心，都不可取。筆者建議，從現在起，將3W原則帶入公務處理中，如果是主管，至少要求所屬將3Ｗ原則應用於會議記錄中，筆者相信，必定在往後職場中，或公司運作上予你莫大的幫助。