就要寫「菜英文」 E-mail

林史達林





Dear James,

After your inspiration, I want to write a article of "how to write a e-mail" for "Entry level" with process control capability people.

Do U have a "excellent" e-mail example that can give me to show it as a "good " example.

This example should be not too long

B. Rgds. Sterling Lin

這是一封在外商公司服務了17年的RD主管的E-mail，仔細一看，總覺得怪怪的，原來其中有不少錯誤，更正如下，

Dear James,

After your inspiration à(X)  

Under the inspiration of youà (O)

I want to write a article ofà (X) 

I want to write an article regarding à(O)

"how to write a e-mail"à(X) 

"How to write e-mail "à(O)

for "Entry level" with process control capability peopleà(X)

for "Entry level" with process control ability peopleà(O)

Do U have a "excellent"… à(X) 

Do you have an “excellent”…à(O)

This example should be not too long

B. Rgds. Sterling Lin

雖然這些錯誤，實在叫這個主管汗顏，但是他所要表達意思的原汁原味，人人了解。只是在茶餘飯後被取笑E-mail的文法錯誤百出，但是不會誤事。

在職場中，如何判斷一個人英文的好壞？　托益900分，大學甄試英文15級分？全民英檢高級通過…？沒錯，能取得這種成績的人，英文都不錯，如果不是進入一流的大學，想必也是個「ABC」。

通常他們都能用英文聽，說，讀，寫無礙，溝通流利。 這種優秀的人才，換成高中入學的PR值來類比，沒有PR98，也起碼也PR96。　是不少父母於補習班，學校，家裡，來回接送十數載，最好的回報。

那…剩下的百分之94呢？托益400－500分，英文甄試8-10級分的芸芸眾生呢？他們可是未來產業界成員的大多數呢！筆者認為，職場上，能有效「溝通」的英文程度就是「好」的英文程度，特別是對非英文相關科系的RD人員更是如此。

台灣海島，地小人稠物不博，與外界貿易交流，才能生存。賴以維生的「代工業」，更得仰人鼻息，處處受制於人，肖想客戶配合代工廠商。這時候，代工廠商與客戶溝通的工具（英文），普遍不足的窘境，便搬上台面，常見的解決辦法是，找一些英文相關科系的「專人」，擔任中間橋樑。 可惜英文專才只能成為人肉翻譯機，因為沒有產業專業知識，所以時常出錯，以致於工作沒有成就感。最好的辦法，當然是雇用一些學有本科專長又配備語文能力的RD人才。這種人才按照前面比例計算，大概也就那2%－4%，但是如果貴公司的業務項目特殊，可以選擇的標的就更物以稀為貴了。

E-mail，這個自電腦網路誕生大概就存在的玩意，將電報(Telex)送進博物館，機乎報廢了傳真機，也間接把郵局轉型成金融業及物流業…，它現在是工商業非常重要的聯絡工具，早期E-mail只能傳遞文字，現在大概除了不能把你的實體產品傳來傳去之外，其餘好像都傳送無礙。如果公司裡的專業人員，讓我們縮小範圍－RD人員，能直接利用E-mail與客戶溝通，該有多好。

環顧現今人才市場，同時擁有專業，經驗及英文溝通能力的人，實在不多。　即使有，本公司這間廟如果不夠香火鼎盛，也難留住此等人才。

提升自己RD人員的英文能力，是一個解決之道。 這方法說起來輕鬆，其實緩不濟急。因此，小弟今天想藉此推銷給RD人員的不是英語課程，而是「勇敢去寫菜英文 E-mail」。
因為，你一定行！

為學好英文－背誦英文生字，學習英文文法，注重語調發音…，這些基本功當然是不二法門，而且更應該終生學習。不用老師叮嚀，也是人人了解。要是這幫RD弟兄如果自幼奉行不渝，現今大部分也不會遭遇如此窘境了。

按照統計學上的機率常態分佈，凡事數量最多的大約在中數附近，換算成托益成績，也許是450-550分左右，全民英檢，也許是中級低空飛過。這樣的RD人員使用英文，欠缺自信心及突破自己心防的勇氣。　但是這樣的RD人員並不欠缺的是英文能力，只需要老闆將他們推上前線，負予實戰的機會。　一回生，二回熟，「戰鬥力」指數就能急速提升。所以「勇敢去寫菜英文 E-mail」的第一個建議，是挺身接受老闆負予的「實戰機會」。

筆者另有四項建議，提供各位撰寫英文E-mail的參考，希望有事半功倍的效果。

（一）充分發揮＋抄襲
　

充分發揮各位「所有的」英文寫作實力，將你的「爛文法」，可能為數不多的英文字彙通通都用上。這句話的另一個意思是，不會的就別用，不太會的就少用。

例如：如果搞不清楚什麼是「現在/ 過去完成式」，那就用通通用「過去式」，如果使用「過去式」也有困難，那只好用「現在式」解決啦！又例如：專有名詞不知道，「Google翻譯」也查不著最正確的，那就找幾個類似的，認得的字彙權充。好讓你的客戶發揮「舉一反三」的智慧，「猜」出正確答案，順便也把正確答案告訴你，讓你「下次就會了」。

小弟的經驗是，你的英文E-mail，外國客戶絕對比你的台灣老闆還要看的懂。（別太高估了你老闆的英文實力，他只不過比你早進公司而已）

什麼是「下次就會了」，改成「下次用抄的就會了」比較貼切。　客戶的E-mail，其中有很多「專有名詞」，「慣用語法」，…。　等待各位資源回收，再次使用。善用電腦「Copy」及「Paste」的功能，將別人好E-mail，好句子，換一個主詞，變成自己的。

（二）KISS +SMART+3W

職場上隨時都要「報告」，不論是對上司，對同僚，對下屬。更別提對客戶的報告。 清晰的報告，將對方想知道的事都交代清楚了，能減少了被持續騷擾的頻率。使用中文如此，使用英文時這更益形重要。

推薦 KISS，　S.M.A.R.T及 3 W，幫助各位清楚有效「報告」事情

KISS – Keep It Simple and Short，英文E-mail 要保持簡單，簡短，以免自曝其短。　保持簡單，簡短的方法，可參照筆者之前文章建議的「SMART」及「3W」。

「SMART」及「3W」，需要養成習慣。目的是幫助你釐清思緒，像是一把梳子，梳理秀髮，才能賞心悅目。

職場中，描述事情要S.M.A.R.T,

S 　Specific (明確的) –必須是明確的，不含糊的，容易懂的。

　　ex:  I plan to improve the capacity of product line #2.

M　Measurable(可量化的) –必須是可以計量的，可以測量的。

    ex:  10Kpcs to 12Kpcs per day

A 　Achieveable (可達成的) -必須是經過努力後可以達成的。

    ex: by adding one pressing M/C.

R 　Realistic  (實際的) – 必須是實際的。

    ex: double the output from pressing M/C

T　 Time-targeted (有時限的) –必須有完成時限的。

    ex: complete  in 1 week.

I plan to improve the capacity of product line #2.

The capacity increase from 10K/day to 12K/day by adding 1 pressing M/C to double the output from line#2.

It will be completed in 1 week.

以上的短文，文法，拼音有錯誤不打緊，可以用「拼音檢查」，「文法檢查」協助「盡量」修正，但是有幾樣東西可不能遺漏 (1) Production line #2 capacity，(2)10K to 12K，(3)add 1 pressing M/C，(4)　in 1 week。

完成任務依 「3W」的原則寫出

What－   待辦事項

Who－　負責人

When－  時程

直接在E-mail中寫下這三個字，示範如下，

What                             Who        　　 When

1. Assembly new pressing station      Sterling      May 10

2. Arrange new space               　　Sterling      May 9

3. New station try run             　　　James       May 11

4.  …                                               ….                    …

依序寫出完成任務的待辦事項，時程，負責人，其中幾乎沒有牽涉文法的使用。　至於各位能不能在工作上舉一反三，思慮周密，端看各人修行，與E-mail無關。

用這兩種方法「報告」事情，「菜英文」可以大大減少字彙及文法的使用，各位只要試試就知道。

（三）少用形容詞/副詞/子句＋多用YES/NO

一個英文句子，有主詞，動詞，受詞。這些基本配備倒是必須要注意的。　「菜英文」知道這些，就足夠了。形容詞及副詞，對「菜英文」的負擔太重，如果字彙不足，能省則省。例如「子句」這些文法，略嫌複雜，除非「抄」到一句絕妙好句，搞不清楚的時候就少用。

外國客戶要看的是你的時程，價錢，NG的原因…，對你的產品是不是Excellent，降價是不是incredible，時程是不是attractive…，子句的主詞是否省略…，沒什麼興趣。　客戶通常也不喜歡聽到「Roughly」，「Probably」…這類敷衍的模糊字眼，各位的回答最好是「Yes」，或是「No, but… (when)」這類明確的答案。

筆者認為，只要能確認辭已達意就大功告成。而「Yes」，「No,but…( when)」這種客戶喜歡看到的回答，一定難不倒各位。

（四）圖 ＋ 表

RD人員多用「圖」，「表」。圖是共通的語言，可以代表成千上萬的文字。不信！各位現在用中文描寫一下你眼前的電腦螢幕看看，我確定沒有多少人可以將它描述的很清楚。　這時候用「圖」「照片」甚至「影片」幫忙，佐以少許必要的「箭頭」及「標示說明」提味，一道好菜上桌，也省去一大堆英文字彙，文法的負擔了。

RD人員多用「表」，一張表格將產品，時程，NG原因，價格…整理的清清楚楚，

沒有用到文法，字彙也少少，收到它的客戶讀起來也輕鬆。表格還可以順便CC　(Copy)給老闆，好讓他對你刮目相看。

以上的情形是「代工廠」，「供應商」端，如果各位身處「客戶」端呢（例如：外商公司的RD人員）？那以上提到的「菜英文」那一套就更重要了！職場上（特別是外商公司，大家都是受雇於人，而不是家族企業） 千萬不要作一個「隱形人」，不要成為「隱形人」的方法之一，便是「回覆E-mail」，讓上司知道各位的意見，順便知道你的存在。

只要你願意寫，各位的「菜英文」程度很快可以得到充分的發揮，相信很快就成為老闆倚重的對象之一，這是一個良性循環，可以快速在職場上貢獻所學。　但是提升英文了程度嗎？　並不見得。

提升英文程度的基本功夫－背誦英文生字，學習英文文法，注重語調發音…，仍然是根本之道，並沒有改變。

向各位報告，開頭那個叫人汗顏的主管正是在下，在下的主管容忍了我的「菜英文」十幾載。　只有因為報告不夠完整，時程不夠精確快速，計畫尚有缺陷…，糾正小弟，退回重來。　從來就沒有一位台灣或外國主管因為「菜英文」找過麻煩。

職場中著重的是成果，是積效，致於過程中是不是「菜英文」，並無人在意。